Machen Sie Ihrer Ausgangspost Beine

Mit Kuvertiermaschinen jede Menge Zeit und Kosten sparen

„Zeit ist Geld“, und zwar in einem doppelten Sinne: Zum einen ist die Verarbeitung der Ausgangspost ohne Kuvertiermaschine sehr zeitaufwendig - und damit kostenintensiv - und zum anderen kommt es oft auch auf Schnelligkeit an, wenn z.B. Rechnungen oder Informationen über ein neues Produkt in kürzester Zeit bei den Adressaten sein sollen.
Ob kleine, mittlere oder große Unternehmen, alle müssen im täglichen harten Wettbewerb darauf achten, Personal möglichst effizient ein zu setzen und dabei aber auch noch Schnelligkeit und Flexibilität berücksichtigen. Gegenüber der manuellen Postausgangsbearbeitung kann eine Kuvertiermaschine Abläufe um das 10- bis 30-fache beschleunigen. Der Datensicherheit und dem Datenschutz bei vertraulichen Dokumenten kann ebenfalls besser entsprochen werden, wenn der Druckeroutput automatisch vom Stapel direkt in die Kuverts transportiert wird.
Kuvertiersysteme sind somit oftmals die ideale Lösung für die beispielhaft aufgeführten Aufgabenbereiche.

Intelligente automatische Ausgangspostbearbeitung

Die Auswahl an solchen Kuvertiermaschinen ist inzwischen sehr umfangreich: Vom kleinen kompakten Modell mit der Kuvertierungen von bis zu drei Teilen in einem Kuvert bis hin zu einem Kuvertiersystem, das aus sechs verschiedenen Zuführstationen Dokumente und Beilagen nach selbst erstellbaren Programmen in ein Kuvert automatisch zusammenführen kann.
Viele Modelle von Kuvertiermaschinen sind auch in der Lage, individuelle Kuvertierprozesse mit Hilfe der sog. OME-Code-Lesung (optische Merkmalerkennung) automatisch zu bewältigen. Damit kann die Verarbeitung von Briefen mit unterschiedlicher Anzahl von Blättern pro Kuvert – wie es z.B. beim Rechnungsversand oder bei Lohn- und Gehaltsabrechnungen notwendig sein kann – automatisiert werden. Beim Ausdruck der Dokumente wird ein Strichcode mit aufgedruckt, der von der Lesestation in der Kuvertiermaschine interpretiert werden kann und somit eine sichere Zusammenführung der zusammengehörenden Blätter in ein Kuvert mit größter Sicherheit gewähreistet.
Interessant ist diese Lösung auch für Dienstleister, um z.B. kleinere oder mittlere Kundenaufträge mit sogenannter selektierter Beilagenzuführung wirtschaftlich abwickeln zu können. Nach dem gleichen Schema wie bei Rechnungen oder Lohn- und Gehaltsabrechnungen, wird ein Strichcode beim Einzug der Dokumente von der Kuvertiermaschine „gelesen“ und somit gesteuert, ob eine bestimmte Beilage in ein Kuvert hinzugefügt werden soll oder nicht.

Da geht die Post ab

Vor der Entscheidung für ein konkretes Modell einer Kuvertiermaschine sollte hinsichtlich der zukünftigen Anwendungen nicht „zu kurz“ gedacht werden. Hatte man ursprünglich z.B. ausschließlich kleine Mailingaktionen und die Verarbeitung der Tagespost im Auge, kann es beim täglichen Einsatz schnell dazu kommen, dass man „auf den Geschmack“ kommt und auch noch andere Anwendungen durchführen will. Dafür hat aber dann das vorhandene Kuvertiersystem vielleicht zu wenig Zuführstationen. Von Vorteil ist daher ein Modell, das nachgerüstet werden kann. Damit bleibt man auf jeden Fall flexibel.
Hat man bei der Kuvertiermaschinen- und Lieferantenauswahl die wichtigsten Kriterien beachtet, dann leisten Tisch-Kuvertiermaschinen einen bedeutenden Beitrag zur Steigerung der Produktivität bei gleichzeitiger Senkung von Kosten und bringen so richtig Schwung in die Ausgangspostbearbeitung. Und nicht zuletzt ist auch ein sauberes Erscheinungsbild im Rahmen der Kundenkommunikation von Vorteil und für das eigene Unternehmensimage äußerst positiv.